Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

Номенклатура дел кадровой службы – Статья

Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

Документы, создаваемые кадровой службой, содержат много информации, в том числе охраняемой законом, например, персональные данные работников, документы, подтверждающие трудовой стаж со всеми его особенностями, включая вредные, тяжелые или опасные условия труда.

Учитывая большую ценность содержащихся в них сведений, кадровые документы должны храниться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и утраты. При этом документы необходимо хранить в соответствии с определенной системой, сформированные в дела.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться для наведения справок социально-правового характера.

Следовательно, кадровые документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться в текущей работе, а при передаче на архивное хранение не приходилось проводить серьезную работу по их упорядочению.

Важно! При формировании дела нужно учитывать сроки хранения документов, поскольку в одно дело желательно помещать документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов является Приказ Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ). Ниже перечислены некоторые виды документов и сроки их хранения, установленные в Приказе:

Вид документаСрок хранения документаПримечание
Трудовые договоры75 лет минус возраст работникаХранятся в составе личных дел
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица5 летПосле увольнения материально-ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лицДо минования надобностиНе менее 5 лет
Личные карточки работников, в том числе временных работников75 лет минус возраст работника, ЭПК (экспертно-проверочная комиссия)
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников5 лет ЭПК
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников5 лет ЭПК
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерстваПостоянно
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров5 лет ЭПК
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины3 года
Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени3 года
Табели (графики), журналы учета рабочего времени5 летДля работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет

Если в одно дело необходимо поместить документы с разными сроками хранения, делу необходимо присвоить тот срок хранения, который является максимальным для документов данного дела

номенклатуры дел

Название графыОсобенности заполнения графы
Индекс делаВ графе указываются делопроизводственные индексы дела, которые включают: 
  • индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
  • порядковый номер дела.

Пример индекса дела: 02-05, где 02 – индекс структурного подразделения (отдела кадров), 05 – порядковый номер дела (например, «Личные дела работников»)

Заголовок делаПример заголовков дел кадровой службы:• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных работников, о системе оплаты труда, об отделе кадров, должностные инструкции и др.);• распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы, распоряжения по основной деятельности и др.);• личные дела работников (трудовые договоры, личные карточки, персональные документы работников и др.)• информационно-справочные документы (списки работников, учетные и регистрационные журналы, например, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журналы учета отпусков, командировок и др.).Приведенный перечень не является обязательным или исчерпывающим, но он дает представление о том, что должна включать номенклатура дел кадровой службы.
Количество документов в делеГрафа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и известен объем документов.
Срок храненияПроставляется в соответствии с Приказом Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»

Практический совет: При оформлении номенклатуры дел оставляйте в каждом ее разделе резервные номера (свободное место). Их можно будет использовать в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре, но сформированных в течение календарного года.

В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в кадровой службе и поступающие в это подразделение от Работников организации, других подразделений, руководства, кроме печатных изданий. Включаются в номенклатуру дел и учетные документы, в том числе учетные и регистрационные журналы, картотеки, базы данных.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

На нашем сайте Вы также можете ознакомиться с другими статьями и процедурами по кадровой службе, в том числе:

Источник: https://dogovor24.kz/articles/nomenklatura_del_kadrovoj_sluzhby-286.html

Номенклатура юридического отдела предприятия

Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями. В разделе 3.

Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Порядок составления номенклатуры дел Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Юрайт-управление юридическим отделом

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Создаем номенклатуру дел промышленного предприятия
  • Номенклатура юридического отдела
  • Номенклатура дел организации
  • Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год
  • Номенклатура юридического отдела
  • Номенклатура дел в отделе кадров
  • Номенклатура дел юридической службы
  • Как разработать номенклатуру дел организации
  • Номенклатура дел юридического отдела образец

Создаем номенклатуру дел промышленного предприятия

Кроме того, в году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями. В разделе 3.

Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Порядок составления номенклатуры дел Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения.

Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов: Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.

Систематизация этих документов, выявление основных групп. Разработка формы номенклатуры и ее заполнение. Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы.

Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ. На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована.

Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены.

Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются. Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

Как уточнить номенклатуру дел на будущий год Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным. Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год.

Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами. После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.

Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.

Номенклатура юридического отдела

За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы. Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, то окажется, что:. Помимо привычных производственных и бизнес-процессов эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел.

Номенклатура дел таможни примерная форма номенклатура дел юридического отдела образец Скачать пустой бланк номенклатуры дел. Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Определение уровня конкуренции в секторе товара выпускаемой продукции давление через продукцию-заменитель, способность покупателей и поставщиков прийти к соглашению.

Составление по результатам маркетинговых исследований оптимистических, пессимистических и средневзвешенных прогнозов развития рынка, в которых определяются фазы и продолжительность жизненного цикла по каждому виду продукции, выпускаемой предприятием, а также приводится оценка потенциальных рисков деятельности предприятия.

Проведение анализа существующих сетей сбыта продукции, который включает: – анализ эффективности существующей стратегии сбыта; – анализ эффективности использования различных каналов сбыта прямые связи, розничная продажа, биржевая или аукционная продажа, дистрибьюторская и дилерская схемы сбыта и т.

Проведение анализа существующей системы снабжения, который включает: – анализ эффективности существующей стратегии снабжения; – анализ эффективности использования различных каналов снабжения прямые связи, через биржевую сеть, через посредников и т.

Номенклатура дел организации

А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.

Образец номенклатура дел организации года мы приведем ниже. В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно.

Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи.

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.

В неё заносятся данные: индекс или номер дела, количество содержащихся в нем частей или томов, срок хранения дела который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации , отдельные примечания например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Однако нередко встречается, что в организации нет юридического отдела, а обязанности юриста выполняет одно лицо, часто совмещая и с другими обязанностями, например, с ведением кадрового учета или секретарскими делами. Тем не менее, номенклатуру дел для юридических документов стоит все же сделать отдельную с целью их систематизации.

О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт.

Основными задачами номенклатуры дел являются: обеспечение порядка формирования дел; учет всех заводимых в организации дел; группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; систематизация дел по структурным подразделениям направлениям деятельности и их индексация; установление сроков хранения дел.

Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру.

Номенклатура дел в отделе кадров

Кроме того, в году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями. В разделе 3.

Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

Порядок составления номенклатуры дел Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения.

Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел.

Рассмотрим вкратце, что они собой представляют.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, одинаковых по структуре, с единой системой индексации каждого дела и является нормативным актом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.

Номенклатура дел юридической службы

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность.

Как разработать номенклатуру дел организации

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи.

Номенклатура документов в юридическом отделе он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии, группирует их в зависимости от типа или принадлежности, обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости, определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он: То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу судебному или нет , для чего необходимо вести учет судебных и иных дел.

Эксперт в области делопроизводства Доронина Л.

Должен каждый юротдел Вести реестр судебных дел В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет.

Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel последний более предпочтителен.

Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS Excel пример реестра судебно-арбитражных дел : При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять: правила сортировки данных; автофильтры; различные типы данных в ячейках. Обращаем внимание, что следует различать реестры списки по делопроизводству и отчеты по нему.

Номенклатура дел юридического отдела образец

Как разработать номенклатуру дел организации Номенклатура дел таможни примерная форма Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: Номенклатура дел: Номенклатура дел структурного подразделения канцелярии коммерческой организации пример.

Выписка из номенклатуры дел коммерческой организации отдел кадров пример. Фрагмент номенклатуры дел организации негосударственной формы собственности пример. Выписка из номенклатуры дел организации отдел охраны окружающей среды пример.

Выписка из номенклатуры дел организации отдел охраны труда пример.

Номенклатура дел юридического отдела государ Регламент совета сельского поселения магинский сельсовет муниципального района караидельский Утвердить план мероприятий по реализации основных положений Послания Президента Республики План работы Комитета по молодежной политике Администрации городского округа город Уфа Республики

Источник: https://gerlidijon2017.com/nalogovoe-pravo/nomenklatura-yuridicheskogo-otdela-predpriyatiya.php

Номенклатура дел

Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

Номенклатура дел — обязательная учетная форма для каждого предприятия, организации независимо от формы собственности. Расскажем, как составить номенклатуру дел отдела кадров как структурного подразделения.

Номенклатуры дел разрабатываем и оформляем по общегосударственном нормативном акте, который действует с июля 2015 года. Это Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила 1000/5).

Правила № 1000/5 обобщенно определяют и дальнейшие этапы жизненного цикла номенклатур: ведение, оформление выписок и закрытия.

Для начала — несколько основополагающих предписаний, изложенных в Правилах 1000/5:

  • действие Правил № 1000/5 распространяется на предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) любой формы собственности;
  • каждое предприятие должно иметь собственную номенклатуру дел;
  • номенклатуры дел разрабатывают в конце года на следующий год.

Учет документов в делопроизводстве является двухуровневым. На первом уровне учитываем отдельные документы — чаще всего за журналами регистрации, книгами учета, иногда — по карточкам. На втором — дела, в которых эти документы сформированы. Дела учитываем именно по номенклатурам.

А собственно, что такое номенклатура? Это перечень названий дел, что заведены на предприятии, систематизированный в определенном порядке. По каждому делу указывается и срок ее хранения.

Номенклатура дел отдела кадров как структурного подразделения предприятия

Номенклатуру дел на следующий год каждое структурное подразделение (отдел кадров — не исключение) должно разработать до 15 ноября текущего года.

Конечно, это «командные» задачи. Самостоятельно должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении, с этим не справится. Поэтому, к процессу привлекают и других специалистов.

Впрочем, ответственность за подготовку номенклатуры дел возлагается на руководителя кадровой службы, начальника отдела кадров.

Для номенклатуры дел подразделения есть унифицированная форма. Ее закреплено в приложении 11 к Правилам 1000/5.

Унифицированная форма номенклатуры дел подразделения предусматривает 5 граф:

  • Индекс дела
  • Заголовок дела (тома, части)
  • Количество дел (томов, частей)
  • Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
  • Примечание.

Бланк формы номенклатуры дел отдела кадров


СКАЧАТЬ

Отдел кадров, как и любой отдел предприятия, должен пользоваться именно этой нормированной формой.

Для каждого направления деятельности отдела кадров необходимо предусмотреть должное количество дел, включив их заголовки номенклатуры.

Пример

Допустим, в задачи кадровой службы входит взаимодействие с учебными заведениями (курсами) по вопросам подготовки и повышения квалификации персонала. Так, могут создаваться:

  • договоры об обучении;
  • списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации;
  • учебные программы и планы;
  • справки о профессиональном обучении;
  • письма о направлении на учебу.

Для хранения этих документов следует предусмотреть дело в отделе кадров.

Выявлены виды документов по всем вопросам деятельности кадровой службы группируют с целью правильного определения состава дел и формулировка их заголовков. Ведь нецелесообразно создавать отдельное дело для каждого вида документов.

Составляя перечень дел, необходимо принять во внимание объемы документов каждого вида, тематику поднимаемых вопросов и тому подобное.

Конечно, следует учесть базовое правило формирования дел, согласно которому до одного дела нельзя приобщать документы с различным — постоянным и временным — сроками хранения.

Перед составлением номенклатуры дел полезно ознакомиться с типовой или примерной номенклатурой дел (при наличии), номенклатурами и описаниями дел за прошлые годы, регистрационными формами документов (карточки, журналы), отчетами о работе, типовыми и отраслевыми перечнями документов.

Какие дела включать в номенклатуру отдела кадров?

В номенклатуре должны быть предусмотрены все категории дел, из всех документированных направлений деятельности отдела кадров, в частности:

  • переходящие дела — это, в частности, личные дела, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и тому подобное;
  • дела постоянных коллегиальных и совещательных органов, в т. ч. временных (комиссий, групп и т. п.), ответственность за обеспечение деятельности которых возложено на службу кадров, — дела аттестационной и квалификационной комиссий, рабочей группы по подготовке положения об оплате труда, материальном стимулировании (премировании) и тому подобное.

Переходное дело — дело по вопросам, решение которых продолжается более одного года. Ее ведут в течение нескольких лет и вносят в номенклатуру дел ежегодно в течение всего срока решения затронутых вопросов.

К номенклатуре, обычно, включают дела, содержащие оригиналы документов. По решению экспертной комиссии номенклатуры могут быть добавлены и дела, предназначенные для хранения копий документов, накапливаются в отделе (распорядительных документов, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций и тому подобное).

В номенклатуру дел не включают печатные издания, справочники (в т. ч. телефонные), бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информацию.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается вид документов во множественном числе. Например:

  • Приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения
  • Приказы по кадровым вопросам временного срока хранения.

В заголовках дел с планами или отчетами укажем период (месяц, квартал, полугодие, год) запланированного создания или фактического выполнения документов. Например:

  • План работы с кадрами на 2016 год
  • Для дел с корреспонденцией укажем корреспондентов и содержание переписки
  • Переписка с районным центром занятости по вопросам трудоустройства.

Правило!

Включайте в номенклатуру все личные дела под одним индексом, а учитывайте отдельно. Аналогично — трудовые книжки и личные карточки!

Для кадрового делопроизводства характерные дела, состоящие из различных видов документов, связанных с одним лицом. К этой категории относятся, в частности, личные дела.

Все личные дела работников включают в номенклатуру под одним индексом (например, 04-26 «Личные дела работников»). Так же под одним индексом включают в номенклатуру дел и трудовые книжки (например, 04-28 «Трудовые книжки работников») и личные карточки, которые ведутся по типовой форме № П-2 (например, 04-27 «Личные карточки работников»).

Учет каждого личного дела или трудовой книжки ведут не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам — Журнал учета личных дел и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Учет личных карточек рекомендуется вести по такой учетной форме, как Журнал учета приема работников. Все эти учетные формы включают в номенклатуру дел отдела кадров.

Сроки хранения дел проставляем согласно Перечню типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Номенклатура дел структурного подразделения — по своей сути тоже дело, как и любая другая учетная форма.

Итак, в перечне дел ее отмечаем тоже — последней.

Следовательно создают пустые пронумерованные строки. Это — резерв для дополнительных дел, которые могут быть сформированы при изменении функций или направлений деятельности подразделения. Точно определить нужное количество резервных номеров, конечно, сложно. Оптимальное решение — 3-5 номеров.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения:

  • подписывает руководитель подразделения;
  • визирует руководитель архива предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

В конце года номенклатура дел отдела кадров обязательно следует закрыть итоговой записью.

В итоговой записи указывают количество дел, фактически сложившихся в течение года. Итоговые данные передают службе делопроизводства.

Источник: https://www.kadrovik01.com.ua/article/4081-nomenklatura-del-sozdaem-po-pravilam-rus

Правила составления номенклатуры дел отдела кадров

Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация.

Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию.

Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как сформировать номенклатура дел? . Эксперт в области делопроизводства Доронина Л.А,

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов
  • Номенклатура дел отдела кадров
  • Образец номенклатуры дел отдела кадров
  • Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год
  • Помощь: Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы
  • Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом
  • Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год
  • Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем
  • Номенклатура дел в организации
  • Номенклатура дел: создаем по правилам

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Номенклатуры дел структурных подразделений являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации.

Систематизация заголовков названий дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации. Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров см.

При этом дело с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, помещено впереди, несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов 1-е экземпляры находятся в канцелярии.

За ним следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией.

Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в отделе кадров.

В этом случае, естественно, указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать.

Это означает, что в отделе кадров хранятся 2-е экземпляры соответствующих документов, а 1-е находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии и или бухгалтерии.

В отделе кадров хранятся 1-е экземпляры протоколов, планов и отчетов. Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу дела с индекса по индекс Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников все личные дела включаются в номенклатуру под одним индексом и трудовых книжек работников также включаются под одним индексом.

Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам – Книге учета личных дел и Книге учета движения выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.

Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если отделу кадров удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела могут быть выделены и включены в номенклатуру дел. Например, предприятие имеет два филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров.

В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены такие отдельные дела под заголовками: Отдельную группу составляют в номенклатуре дела по учету военнообязанных с индекса по индекс В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.

В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения: В Перечне г. Соответственно, в приведенном примере номенклатуры дел отдела кадров в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.

При определении сроков хранения дел следует обратить внимание также на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, обычно устанавливается срок хранения – 3 года, независимо от срока хранения подлинных документов в т.

Под номерами и предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров. Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого структурного подразделения, визируется заведующим архивом лицом, ответственным за архив и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений. После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее в т.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы документационного обеспечения управления ДОУ.

Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений см. Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук Приложение Пример номенклатуры дел кадровой службы Частное унитарное предприятие.

Номенклатура дел отдела кадров

Бухгалтерский ДЗЕН подписывайтесь на наш канал В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить. Номенклатура дел Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Номенклатуры дел структурных подразделений являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации.

Систематизация заголовков названий дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

Источник: https://codywyominghorserides.com/konstitutsionnoe-pravo/pravila-sostavleniya-nomenklaturi-del-otdela-kadrov.php

Образец номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.

Индекс состоит из:

  • Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
  • Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть — структурное подразделение. Вторая часть — порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.

Далее следуют:

  1. Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте — документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
  2. Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
  3. Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
  4. Примечание.

Гарантия качественной работы в срок или возврат средств.

Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер.

За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые – остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать.
Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры – нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д.

Образец номенклатуры дел отдела кадров в рк

При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее.

Номенклатура дел отдела кадров образец скачать

Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.

  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.

Подлинник включается в сводную номенклатуру организации.

Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них.

Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел.

Номенклатура дел отдела кадров образец

После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.

Как внести изменения в номенклатуру?

На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована.

Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год образец

И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Источник: https://strakhovka77.ru/obrazets-nomenklatura-del-otdela-kadrov

Палладиум Права
Добавить комментарий