Приказ о сроках сдачи табеля учета рабочего времени

Приказ о предоставлении табеля учета рабочего времени в срок

Приказ о сроках сдачи табеля учета рабочего времени

  • Приказ на ведение табеля учета рабочего времени
  • Приказ по ведению табеля учета рабочего времени
  • Издаем приказ о назначении ответственного за ведение табеля: образец 2018
  • Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени

Приказ о предоставлении нарядов и табелей Ведение табеля учетного времени осуществляется посредством фиксации:

  • фактических затрат рабочего времени каждого работника;
  • разнообразных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, которое было установлено правилами внутреннего трудового распорядка.

Что касается периодичности заполнения данного документа, а также установления сроков его предоставления в бухгалтерию, то данные вопросы, как уже отмечалось ранее, зависят от определенной организацией учетной политики.

Ведение табеля учетного времени осуществляется посредством фиксации:

  • фактических затрат рабочего времени каждого работника;
  • разнообразных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, которое было установлено правилами внутреннего трудового распорядка.

Что касается периодичности заполнения данного документа, а также установления сроков его предоставления в бухгалтерию, то данные вопросы, как уже отмечалось ранее, зависят от определенной организацией учетной политики. Рекомендуем материалы по теме:

  1. Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников;
  2. Как вести учет рабочего времени;
  3. Условные обозначения для учета рабочего времени в табеле;
  4. Урок № 16.

404 not found

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО П Р И К А З Номер документа Дата О порядке ведения табеля учета рабочего времениПри ведении табеля учета рабочего времени в структурных подразделениях Общества ПРИКАЗЫВАЮ: Руководствоваться следующими правилами: 1. Табель ведется в течение месяца руководителем структурного подразделения.
2.

В графах 4,5 и 6 табеля каждому дню месяца соответствуют 2 строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т.п.) В нижней строке записывается количество часов по ним.

Условные буквенные обозначения отработанного и неотработанного рабочего времени приведены на титульном листе формы № Т-12. 3.

  • ежемесячное заполнение табеля в разрезе отдельного подразделения или же по предприятию в целом;
  • осуществление контроля за соблюдением сотрудниками трудовой дисциплины в сфере своевременного прихода и ухода;
  • осуществление контроля за предоставлением сотрудниками документов, подтверждающих обоснованность их временного отсутствия на рабочем месте, таких, как вызов на сессию, лист временной нетрудоспособности и пр.
  • своевременная сдача табеля учета рабочего времени в бухгалтерию предприятия.

Читайте по теме в электронном журнале Каков порядок заполнения табеля? Сразу же отметим, что выбор способа заполнения данного документа регламентируется и определяется самим предприятием на основании принятых им актов, формирующих учетную политику компании.

Приказ по ведению табеля учета рабочего времени

Внимание

Включение в табель и исключение из него работников производится на основании документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, приказов о расторжении срочных трудовых договоров). 4. В конце месяца производится подсчет общего количества отработанных дней и часов.

При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, дни больничных, командировок, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. 5. В конце месяца заполненный табель подписывает руководитель структурного подразделения, начальник отдела кадров.

7. Довести приказ до руководителей структурных подразделений под подпись. Зам.

Издаем приказ о назначении ответственного за ведение табеля: образец 2018

Ответственность за ведение табеля рабочего времени возложит на руководителей структурных подразделений Общества. 7. Довести приказ до руководителей структурных подразделений под подпись.

Зам. Приказ на ведение табеля учета рабочего времени Ответственные – материально ответственные лица, получающие и расходующие материалы. Срок – постоянно.3.

Установить персональную ответственность за неисполнение пунктов 1, 2 настоящего приказа на упомянутых в данных пунктах лиц в связи с нарушением сроков начисления заработной платы из-за отсутствия необходимой информации (пункт 1), за нарушение сроков обработки информации для проведения действий с материалом (пункт 2).

Ответственные – поименованные в соответствующих пунктах.Срок – постоянно.4.

Приказ на ведение табеля учета рабочего времени

ТК РФ на работодателя ложится обязанность по ведению табеля учета рабочего времени, которое было фактически отработанно каждым сотрудником в период конкретного месяца.

Ведение табеля необходимо не только для соблюдения продолжительности отработанного лицом времени в течение недели, но и как следствие для последующего правильного начисления сотруднику заработной платы и документальной обоснованности, произведенных компанией расходов на оплату труда.


В связи с этим для учета отработанного или же неотработанного времени при принятой на предприятии повременной оплате труда работников Госкомстатом РФ были разработаны и утверждены специальные формы № 148н, № Т-12 и № Т-13.

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени

  • ежемесячное заполнение табеля в разрезе отдельного подразделения или же по предприятию в целом;
  • осуществление контроля за соблюдением сотрудниками трудовой дисциплины в сфере своевременного прихода и ухода;
  • осуществление контроля за предоставлением сотрудниками документов, подтверждающих обоснованность их временного отсутствия на рабочем месте, таких, как вызов на сессию, лист временной нетрудоспособности и пр.
  • своевременная сдача табеля учета рабочего времени в бухгалтерию предприятия.

Читайте по теме в электронном журнале Каков порядок заполнения табеля? Сразу же отметим, что выбор способа заполнения данного документа регламентируется и определяется самим предприятием на основании принятых им актов, формирующих учетную политику компании.

Внимание! В соответствующей конкретному приказу графе должны стоять подписи руководителя и всех назначенных для выполнения этого функционала работников. Если регистрация (присвоение номера) происходит в системе электронного документооборота организации, то такой документ тоже будет иметь юридическую силу.

Важно

Хотя опытные бухгалтеры и кадровики все равно для надежности выносят большинство данных в бумажный вид, не слишком доверяя капризной технике. Куда еще вносятся данные Помимо приказа, информация о новых обязанностях должна содержаться в трудовых договорах или должностных инструкциях тех лиц, которые назначаются.

Это становится ясно из 8 и 57 статей Трудового кодекса. Распространенные ошибки при написании При судебных спорах часто возникает принципиально важная необходимость в установлении точной даты подписания и вступления в силу того или иного приказа.

Приказ на ведение табеля учета рабочего времени Важно помнить, что необходимо не только четко и безошибочно соблюдать все нюансы заполнения табеля учета рабочего времени, но и в обязательном порядке назначить лицо, ответственное за ведение табеля. Для средних или больших предприятий принято вводить должность табельщика, а в особо крупных обязанности табельщика могут быть возложены на начальников или их заместителей в каждом конкретном подразделении.

Отметим, что законодательство не предусматривает обязательного вода специальной должности, для лица ответственного за ведение табеля, поэтому малые организации, чаще всего, назначают ответственным за ведение табеля или же работника отдела кадров, или секретаря организации. Самим законодательством не предусмотрена специальная процедура возложения обязанностей за ведения табеля учета рабочего времени на конкретного сотрудника.

Если речь идет о крупной компании, то приказом руководитель может указать лишь подразделение, а не отдельного работника. Позже на месте меньшему начальнику нужно будет определиться с конкретным человеком для выполнения этой работы.

Что предстоит заполнять Назначенные приказом ответственные лица обязаны будут заполнять документы форм Т-12 и Т-13. Документация заполняется как в бумажном, так и в электронном варианте.

Причем во втором случае цель издания может и не прописывается. Этот момент упускается из виду как непринципиально важный.

Где регистрируется Приказ, а точнее, его номер и дата издания, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. За неимением такового — в журнал приказов по основной деятельности. В любом случае по Трудовому кодексу хранятся такие журналы 75 лет.

Приказ о предоставлении табеля учета рабочего времени в срок в бухгалтерию

Ст. 91 предусматривает издание этой бумаги. Составные элементы приказа Документ заполняется от имени руководителя и состоит из шапки, основной и завершающих частей. Вверху прописываются организация, ее контакты, место издания и дата.Основные данные содержатся в средней части.

В ней первым делом указываются причины издания этого приказа. Варианты возможных причин:

  • самая простая – «В целях организации учета рабочего времени»;
  • более конкретизированная формулировка звучит как «В связи с необходимостью своевременного учета рабочего времени»;
  • «С целью получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда»;
  • «Для сбора (составления) статистической отчетности по труду» и т.д.

В целом целеполагающий момент в приказе не является жизненно важным.

В электронной версии документа, например, он вообще отсутствует.

Источник: http://zakon-sila.ru/prikaz-o-predostavlenii-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni-v-srok/

Порядок учета рабочего времени

Приказ о сроках сдачи табеля учета рабочего времени

Порядок учета использования рабочего времени

Данный «Порядок учета использования рабочего времени» сотрудников ООО вводится с целью регламентирования порядка и последовательности действий при учете использования рабочего времени сотрудников предприятия.

1. Термины, определения и сокращения, используемые в документе:

Табель – утвержденная форма документа, содержащая информацию об учете использования рабочего времени с указанием Ф. И.О. сотрудника, должности, табельного номера и количества отработанных часов. Отдельно в табеле отмечается время сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни.

Табелирование – процесс формирования, сверки и подтверждения табеля

Рабочее время – норма времени, на протяжении которого работник согласно распорядку рабочего дня и графика сменности должен выполнять обязанности, возложенные должностной инструкцией.

Прогул – отсутствие работника без уважительных причин на работе более 3-х часов, а также отсутствие по причине болезни, неподтвержденной больничным листом.

Корректировка табеля – внесение изменений в табель прошлого периода, по которому рассчитана заработная плата.

Ответственный за ведение табеля – работник подразделения, на которого возложена обязанность ведения табеля в подразделении:

– в магазинах – управляющий магазином;

– по службам офиса – уполномоченные директорами служб сотрудники (секретари);

– на РЦ – начальники смен;

– на автобазе – техник по учету.

2.Общие положения

Учет использования рабочего времени – важная функция системы контроля дисциплины и координации деятельность коллектива, формирования исходных данных для начисления заработной платы.

Табель учета рабочего времени формируется по каждому подразделению в программе 1С «Кадры и зарплата» на основании графиков сменности, приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и учета всех существующих видов отработанного времени (ночные, праздничные, сверхурочные и т. д.)

Учет использования рабочего времени производиться методом регистрации отклонений (прогулов, изменения графика сменности, больничных листов и т. п.)

При реализации каждого этапа обязательно выполнение требований, изложенных в настоящем документе.

Сроки сдачи табелей подразделений устанавливаются ежемесячно отдельным распоряжением службы управления персоналом.

3. Перечень документов необходимых для внесения отклонений в табель

Отметки об отклонениях – невыходе на работу (прогуле, болезни) или других отклонениях от нормальных условий работы делаются только на основании оформленных должным образом документов:

– распоряжения об изменении графика работы, которое направляется ответственным лицом закрепленному за подразделением табельщику каждого 1-го числа текущего месяца;

– служебной записки об отсутствии сотрудника на работе–прогуле, которая направляется табельщику ежедневно до 12-00 текущего дня;

– больничных листов, заполненных согласно инструкции, которые передаются табельщику по мере поступления.

4. Учет использования рабочего времени

Ответственный за ведение табеля:

– направляет табельщику распоряжение об изменении работникам графика сменности каждого 1-го числа текущего месяца;

– направляет ежедневно до 12-00 текущего дня, на основании данных «Журнала выхода на работу», закрепленному табельщику служебную записку об отсутствии работников на работе – прогуле или об отсутствии прогулов.

– передает заполненные, согласно инструкции, больничные листы табельщикам по мере их поступления, но до 27 числа каждого месяца;

дни болезни, неподтвержденные документом (больничным листом) отражаются в табеле как прогул.

Накануне дня сдачи табеля, согласно распоряжения о сроках сдачи табелей –

– получает по электронной почте от закрепленного табельщика первичный табель учета рабочего времени;

– получает от инспектора по кадрам списочный состав персонала подразделения, по состоянию на день сдачи табеля, и отчет о «движении персонала в подразделении», в котором отражены все движение персонала за текущий месяц ( прием, перевод, увольнение, отпуска);

– сверяет табель с журналом выхода на работу, который ежедневно ведется в магазине, с выписками из приказов о приеме, увольнении, переводе, предоставленными работниками, с больничными листами.

– согласовывает с закрепленным табельщиком в электронном виде окончательный табель (в день сдачи табеля по распоряжению);

– распечатывает и подписывает окончательный табель, распоряжение и служебную записку, передает курьерской почтой оригинал табеля в отдел кадров до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Табельщик:

– формирует первичный табель, в который внесены отклонения – больничные листы и прогулы;

– отправляет первичный табель по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;

– получает документы об отклонениях, на основании которых дополнительно вносит изменение в табель;

– направляет окончательный табель ответственному за ведение табеля на согласование по электронной почте;

– согласованный по электронной почте табель распечатывает, подписывает, передает на подпись инспектору по кадрам;

– передает окончательный табель с приложениями (распоряжением, служебной запиской, отчетом о движении в подразделении) в ОНЗП;

– получает от ответственного за ведение табеля оригинал табеля, распоряжения и служебной записки и сдает в архив до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Инспектор отдела кадров

– направляет отчет «Движение персонала в подразделении», в котором отражены все кадровые перемещения в магазине (прием на работу, перевод, увольнение, отпуска), и списочный состав магазина по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;

– проверяет табель на соответствие отображенной информации фактическому движению персонала в подразделении;

– подписывает окончательный табель подразделения, согласованный ответственным за ведение табеля;

– возвращает табель с отчетом о движении персонала табельщикам для передачи в ОНЗП.

5.Корректировка табеля

Корректировка табеля прошедшего периода производится в случае обнаружения неправильно отраженных данных по учету рабочего времени (возврат больничного листа, предоставление больничного листа прошлого периода и т. п).

Ответственный за ведение табеля:

– составляет корректирующий табель на сотрудника (ков) и служебную записку, согласно Приложения №4, до 5-го числа месяца, текущего за отчетным.

Если в структурном подразделении в табеле неверно отражена информация о нескольких сотрудникам, то корректирующий табель и служебная записка предоставляются отдельно на каждого сотрудника.

– передает корректировочный табель со всеми необходимыми оригинальными подписями, табельщикам.

Табельщик:

– получает подписанный, корректировочный табель (оригинал) – от ответственного за ведение табеля;

– проверяет правильность внесения изменений, учета часов и итоги;

– создает электронный документ корректировочного табеля в программе 1С;

– направляет копию корректировочного табеля в экономическую службу;

– передает оригинал корректировочного табеля в архив.

6. Контроль выполнения

Требования к соблюдению Порядка, приведенные в данном документе, являются обязательными для всех лиц, причастных к учету использования рабочего времени.

Контроль соблюдения Порядка осуществляют директор по персоналу, начальник отдела кадров, табельщики.

7.Ответственность

Ответственность за достоверность и своевременность предоставляемых данных по учету использования рабочего времени лежит на руководителе подразделения. Наложение дисциплинарных и административных взысканий за нарушение порядка учета рабочего времени проводится на основании приказа Генерального директора предприятия.

Источник: https://ohranatrud-ua.ru/raznoe-po-kadram/2180-poryadok-ucheta-rabochego-vremeni.html

О хранении табеля учета рабочего времени

Приказ о сроках сдачи табеля учета рабочего времени
Вопрос о порядке хранения кадровых документов. Как должен храниться табель учета рабочего времени? Может ли он быть составлен и храниться в электронном виде?

Вопрос. Как должен храниться табель учета рабочего времени? Может ли он быть в электронном виде и подписываться электронными подписями?

Ответ. Порядок хранения табеля учета рабочего времени не регламентирован. Табель рабочего времени можно хранить в отдельной папке.

Коммерческие организации самостоятельно определяют в каком порядке хранить документы. Все документы храните по тематическим папкам (делами) в соответствии с номенклатурой организации. Дела формируются по срокам хранения по перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Папка (дело) формируется за год.

Табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы.

Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде без оформления на бумажном носителе

Можно, но только если он будет заверен электронной цифровой подписью.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835).

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации.

Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.

Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. Об этом сказано в статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1.

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;

формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);

вести индексацию дел;

обеспечить поиск документов.

Основные разделы

Номенклатура дел, которую должен разработать отдел кадров, – это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 8 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Она состоит из пяти основных разделов:

раздел № 1 – индекс дела;

раздел № 2 – заголовок дела (тома, части);

раздел № 3 – количество дел (томов, частей);

раздел № 4 – срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;

раздел № 5 – примечание.

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы

В организации «Альфа» разработана номенклатура дел на 2015 год.

Индекс дела

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например, 05–07, где 05 – код кадровой службы по штатному расписанию, 07 – порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив – на обложку дела.

Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.

18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Заголовок дела

В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела.

Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, – Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, Правила трудового распорядка, коллективный договор.

Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, – приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках.

Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией – штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления). Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

После того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

Ситуация: как правильно сформулировать заголовки номенклатуры дел

Заголовок должен четко отразить основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте неконкретных формулировок («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»), не стоит применять вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Составляя заголовки для номенклатуры дел, укажите:

название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки);

автора документа – наименование организации, структурного подразделения, должностного лица;

адресата или корреспондента документа – организацию, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

краткое содержание документов дела;

место составления документа;

дату (период), к которому относятся документы дела;

число копий документа.

Такие рекомендации приведены в пункте 4.26 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, и пункте 2.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Срок хранения дела

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год.

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

Примечания к делу

В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

Итоговая запись о количестве дел

Итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения должна составить по окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).

Из формы

«Альфа» ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/220427-o-hranenii-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni

Сроки хранения кадровых документов. Новшества

Приказ о сроках сдачи табеля учета рабочего времени

В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.

Общие положения о сроках хранения документов

Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне . Данный Перечень обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности .

В Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.

Справочно
Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».

В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.

Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации .

Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .

На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .

Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .

Ответственность за сохранность документов несут руководитель организации и руководители структурных подразделений .

Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .

Сроки хранения приказов

Сроки хранения приказов, распоряжений (далее — приказ) зависят от их вида. Приказы подразделяются на три вида :

1) по основной деятельности. Например, об установлении ставки первого разряда в организации, проведении аттестации рабочих мест. Данные приказы хранятся постоянно.

На заметку
Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения приказов по основной деятельности установлен — 10 лет;

2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения.

Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет.

Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.

Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .

Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2018 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2022 г.;

3) по личному составу. Данные приказы имеют следующие сроки хранения:

— 75 лет для приказов :

о приеме (назначении на должность);

переводе, переводе на контрактную форму найма;

перемещении;

увольнении (освобождении от должности);

награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;

продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);

временном заместительстве;

присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

предоставлении социальных отпусков;

изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

На заметку
Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) ;

3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась. Срок хранения документов при отсутствии проверки — новшество. Данные сроки предусмотрены для приказов :

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;

наложении дисциплинарных взысканий;

назначении дежурных;

служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

оказании материальной помощи;

направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Обратите внимание!
Регистрация приказов, как правило, ведется в журналах. Для каждого вида — отдельно. Сроки хранения данных журналов такие же, как и у соответствующих видов приказов .

Новшества в сроках хранения других кадровых документов

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки.

Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года.

К таким документам относятся :

— журналы учета рабочего времени;

— табели использования рабочего времени;

— годовые табельные карточки;

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.);

— приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;

— документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.).

На заметку
Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (проверки вышестоящей организацией). На данный момент это требование отменено.

Установлено, что декларации о доходах и имуществе, включаемые в состав личных дел, теперь необходимо хранить 75 лет после увольнения работника .

Новшеством для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, является исчисление срока хранения личных дел после увольнения работника :

для руководителей организаций;

работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания.

Источник: https://ilex.by/novshestva-v-srokah-hraneniya-kadrovyh-dokumentov/

Распоряжение о сроках подачи табеля учета рабочего времени

Приказ о сроках сдачи табеля учета рабочего времени

Ответственность за ведение табеля рабочего времени возложит на руководителей структурных подразделений Общества. 7. Довести приказ до руководителей структурных подразделений под подпись. Зам. Приказ на ведение табеля учета рабочего времени Ответственные – материально ответственные лица, получающие и расходующие материалы. Срок – постоянно.3.

Установить персональную ответственность за неисполнение пунктов 1, 2 настоящего приказа на упомянутых в данных пунктах лиц в связи с нарушением сроков начисления заработной платы из-за отсутствия необходимой информации (пункт 1), за нарушение сроков обработки информации для проведения действий с материалом (пункт 2).

Ответственные – поименованные в соответствующих пунктах.Срок – постоянно.4.

Для бюджетных же организаций есть специальная форма под номером 0504421. Не обошлось и без Трудового кодекса.

Приказ на ведение табеля учета рабочего времени Внимание! В соответствующей конкретному приказу графе должны стоять подписи руководителя и всех назначенных для выполнения этого функционала работников.

Если регистрация (присвоение номера) происходит в системе электронного документооборота организации, то такой документ тоже будет иметь юридическую силу.


Хотя опытные бухгалтеры и кадровики все равно для надежности выносят большинство данных в бумажный вид, не слишком доверяя капризной технике.Куда еще вносятся данные Помимо приказа, информация о новых обязанностях должна содержаться в трудовых договорах или должностных инструкциях тех лиц, которые назначаются. Это становится ясно из 8 и 57 статей Трудового кодекса.

Приказ о сроках подачи табелей учета рабочего времени

Рекомендуем материалы по теме:

  1. Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников;
  2. Как вести учет рабочего времени;
  3. Условные обозначения для учета рабочего времени в табеле;
  4. Урок № 16.
  • Приказ о предоставлении нарядов и табелей
  • Вход на сайт
  • Приказ по ведению табеля учета рабочего времени
  • Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени
  • Приказ на ведение табеля учета рабочего времени
  • Сроки сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию
  • Образец приказа о сроках сдачи табеля
  • Образзец приказа о сроках сдачи табеля

Приказ о предоставлении нарядов и табелей Внимание Ответственные – материально ответственные лица, получающие и расходующие материалы. Срок – постоянно.3.

Приказ о предоставлении табеля учета рабочего времени в срок

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени Если речь идет о крупной компании, то приказом руководитель может указать лишь подразделение, а не отдельного работника.

Позже на месте меньшему начальнику нужно будет определиться с конкретным человеком для выполнения этой работы. Что предстоит заполнять Назначенные приказом ответственные лица обязаны будут заполнять документы форм Т-12 и Т-13.

Документация заполняется как в бумажном, так и в электронном варианте.

Причем во втором случае цель издания может и не прописывается. Этот момент упускается из виду как непринципиально важный.

Сроки сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию

Установить персональную ответственность за неисполнение пунктов 1, 2 настоящего приказа на упомянутых в данных пунктах лиц в связи с нарушением сроков начисления заработной платы из-за отсутствия необходимой информации (пункт 1), за нарушение сроков обработки информации для проведения действий с материалом (пункт 2). Ответственные – поименованные в соответствующих пунктах. Важно Срок – постоянно.4. К лицам, допустившим нарушение применять меры, предусмотренные статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации, а порядок применения мер в статье 193 Трудового кодекса Российской Федерации.5.
С настоящим приказом ознакомить заинтересованных лиц.6. Контроль выполнения приказа возложить на заместителя руководителя по производству Калину Е.Д., начальника отдела кадров Пригожина Б.А.

Приказ о сдаче табелей учета рабочего времени в срок

Учет рабочего времени ; Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовым кодексом предусмотрены: — сокращенная продолжительность рабочего времени (устанавливается для конкретных категорий персонала, указанных в ст.

92 ТК РФ); — неполное рабочее время (может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и во время ее (ст. 93 ТК РФ). Различают неполный рабочий день, смену или неделю).

Настоящее «Положение о табельном учете времени» (далее – Положение) вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками МБДОУ «Детский сад № 24» (далее Учреждение).

Для ведения табельного учета времени в Учреждении приказом заведующего назначаются ответственные лица из числа администрации.

Образзец приказа о сроках сдачи табеля

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени – важная бумага, которая обеспечивает выполнение организацией Трудового кодекса в полном объеме. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени .

docСкачать образец приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени .doc Работодатель обязан знать и учитывать, сколько времени сотрудник фактически выполняет свои обязанности в течение месяца. Для начисления зарплаты эта информация критически необходима.

Важно

Для выполнения этого функционала составляется табель рабочего времени. Кто назначается ответственным Если работников в организации достаточно много, то ведение табелей становится достаточно трудоемким занятием. Приказ существует для того, чтобы возложить эти обязанности на одно или несколько лиц.

Распоряжение о сроках предоставления табеля учета рабочего времени

Приказ по организации закрепляет сделанный директором выбор. Назначив сотрудника, который будет вести учет рабочего времени и заполнять табели, нужно не забыть включить данную функцию в заключенный с ним трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Лицом, ответственным за ведение табеля, может быть сотрудник кадровой службы, бухгалтер или секретарь.

Отметим, что в крупных организациях ведение табелей может быть делегировано представителям структурных подразделений компании: как руководителям, так и специально назначенным сотрудникам структурных подразделений.

Добавим, что вместо приказа о назначении ответственных за ведение табелей закрепить данную функцию за работником можно в другом локальном акте организации, например, в Положении о структурном подразделении. Главное, чтобы назначенные сотрудники расписались в том, что ознакомлены с распоряжением руководства.

Источник: http://02zakon.ru/rasporyazhenie-o-srokah-podachi-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni/

Палладиум Права
Добавить комментарий